指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的
文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。
※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。
※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。
※按时间顺序收集
1）设计规划阶段信息
2）施工及验收阶段信息
3）委托管理阶段信息
4）业主收楼信息
5）日常管理信息
※按物业管理参与者的各方面来收集
1）在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。
2）在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。
3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料，并将档案的收集形成制度化。
4）通过政府主管部门获取的相关信息。
资料整理要求
收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索。
实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类。
指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。
收集——是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
留下物业管理有用的资料。整理干净不是最终目的，而是避免查找时浪费时间，提高工作效率。
③ 归档—指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，如按每一栋建筑分类。 归档形式—同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制，使储存方式的多元化。
档案归档应根据部门、年度、内容、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。
为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮。
检索——计算机网络技术；审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅；手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间规定等）
销毁——根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档进行 剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。
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