物业人如何召开一个高效的会议

物业人如何召开一个高效的会议？高效的会议本质就是利用较少的资源（包括时间、人力、物力、信息等）取得最好的效果。很多管理人员都知道应该怎样开会，也都清楚怎样的会议才是最好的会议，但是为什么在清楚会议流程与标准的情况下，组织起会议来反而容易出现混乱或者偏差呢？究其原因就是缺乏必要的时间管理。根据总裁微信所分享的会议成本问题，结合项目实际工作，我谈一下自己的几点心得：

　　1、凡是会议，必做准备

　　要养成高效会议的习惯其实并不难，重在“重视”二字。之所以会出现会议不够高效的现象，首要原因就是项目管理者不重视例会，没有做好会前准备，当项目经理对会议不够重视，自然也引起不了其他部门管理人员的重视，以此恶性循环高效会议自然无从谈起。所以不论是大小任何会议，都要做好充分的准备，清晰的思路、明确的主题、言简意赅的语言是保证会议高效的前提。

　　2、凡是会议，必有纪律

　　没有规矩，不成方圆。在开展项目例会过程中迟到、手机未调成震动或私下议论等现象都会严重影响会议开展的效率，所以制定明确严谨的会议纪律是保障会议高效的关键。

　　3、凡是会议，必求效率

　　“请示工作说方案，汇报工作说结果”。开会时，要引导与会人员在汇报工作或发言时尽量做到简明扼要言简意赅，同时要给与会人员灌输避免会场“永远和谐”的意识，引导与会人员做好自我管理，控制自己的情绪，只对事不对人，敢于客观面对存在问题。同时，作为项目一把手，团队领头羊要严格控制和把握会议时间和会议进程，避免出现过多题外话、一言堂或争论混乱等状况。

　　4、凡是会议，必得结果

　　从会议成本考虑，每次会议必须取得会议结果，应尽可能做到“一次会议问题一次会议解决”。同时决策方式应该根据会议内容来决定，切记避免“权威或者强势决策”的情况，不管以哪种方式包括权威决策法、少数服从多数法、无意义决策法以及共识决策法等进行决策均要达到所有人或大部分人都认同并且愿意执行的结果。

　　5、凡是会议，必有记录

　　会议纪要对每个参会人员而言不只是作为会议决策和待办事项的提醒，更多的是能够成为日后划分责任与权限的文字证据。所以，作为项目负责人必须重视会议纪要，要求会议纪要内容如实记载，同时会议纪要的各项决议一定要有具体的责任人以及完成时间等内容，如需多个部门合作或协调的工作任务，必须在会议记录中清晰说明，避免日后相互推诿。

　　6、凡是会议决议、必有跟进检查

　　“布置工作+不督促检查=0”。会后的跟进检查工作可以说是一次会议的收尾工作同时也是在为下次会议做准备。然而，在实际工作中很多项目负责人却经常在此环节出现疏忽，导致部分参会人员只把开会当做开会而已，达不到实际解决问题效果。所以，针对会议需建立会议事后的追踪制度，会议的每项决议可由办公室负责人或项目助理进行跟踪检查，力将每次高效会议落到实处。

　　结束语

　　会议，是推进项目工作开展与完善团队管理非常重要的途径，它需要充分发挥出群体沟通与协调的团队决策作用。虽然很多项目管理人员觉得开会很枯燥，但是真正从思想上转变对会议的认识，从会议中获取有用的观点或想法，那么会议对日常管理也是极为有益的。所以，不妨从现在开始，重视每次会议，开好每次会议，让高效的会议成为一个公司或团队的软实力。

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